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HISTORIA DE LA GESTION DOCUMENTAL
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GESTION DOCOMENTAL
SURGE EL ARCHIVO NACIONAL COMO DEPENDENCIA -
SUCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
ARTICULO 14 EL GOVIERNO VE LA NECESIDAD DE PRESERVAR ALGUNOS DOCUMENTOS LLAMADA ORDENAMIENTO DE INVENTARIOS DE ARCHIVOS -
RECORIDO DE LA GESTION DOCUMENTAL
LEY 47:SE EXPIDE CON EL FIN DE PROTEGER PATRIMONIO DOCUMENTAL -
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
LEY 45 art 99 SE ESTABLECE QUE LOS DCCUMENTOS DEBEN CONSERVARSE -
LOS ARCHIVOS
Archivos
Estos se crearon primeramente por razones de tipo económico-religioso, cuando el hombre comprendió la necesidad de guardar memoria de los actos relacionados con sus actividades agrícolas o comerciales. Estas fueron llevados en los templos. -
LOS ARCHIVOS
El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las
instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en comparación a las personas y organismos que producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivística. -
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
El Archivo Nacional de Colombia, es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional . Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede es en Bogotá Alberga documentación histórica que data desde1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc. -
ARCHIVISTICA
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dichainformación y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes. -
GESTION DOCUMENTAL
Decreto 2578, D. 2693 de 2012 y 2609 de 2012, Acuerdo 4 y 5 de 2013, Anexos
Seguimiento al Programa de Gestión Documental
Inventario documental
Tablas de Retención y Valoración Documental, su aprobación y aplicación
Conformación unidad de correspondencia
Manejo del expediente electrónico para entidades públicas A. 002 de 2014 -
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información media -
LA EVOLUCION DE LA GESTION DOCUMENTAL
Intregación del Sistema de Gestión Documental con el Sistema integrado de Gestión (Calidad, MECI, Habilitación de Servicios, Acreditación)
Control de documentos y registros
El cuadro de clasificación Documental VS los registros y documentos del Sistema.
Pautas para realizar auditorías a sistemas de gestión documental
Seguridad de la Información y Protección de Datos Personales (Ley 1582 de 2012) vs Publicidad y Transparencia (Ley 1712 de 2014) -
SISTEMA GESTION DOCUMETAL
“La gestión de toda la información que manejan las organizaciones implica grandes esfuerzos en clasificación, consultas, acceso e integración, ya que por lo general ésta se encuentra regada por distintas fuentes de datos, muchos no digitalizados y dispersos por toda la organización. La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos definidos dentro de los diferentes procesos de la compañía”, explic -
LOS ARCHIVOS
La Gestión Documental emerge como la propuesta para resolver preguntas relacionadas con procesos puntuales como: almacenamiento: ¿dónde guardar los documentos?; recuperación: ¿cómo pueden los empleados o clientes encontrarlos?; clasificación: ¿cómo organizar los documentos?; seguridad: ¿cómo evitar la pérdida, violación o destrucción no programada de la información?; custodia: ¿cómo decidir cuáles documentos conservar y cuáles no?; distribución: ¿cómo distribuirlos al personal que los necesita?; -
EVOLUCION DE LA GESTION DOCUMENTAL
Con ELO, herramienta Alemana, Quality Software entrega a sus clientes una solución que se adapta al tamaño de la compañía y a su volumen de información porque maneja diferentes versiones de este, permite hacer eficientes, rápidos, seguros y controlables los procesos de negocio, e incluso los más complicados son fáciles de entender, reproducir y controlar. Además, integra las tareas, el personal asignado a cada una de ellas y controla cada evento asegurando los resultados. Las aplicaciones de TIC
