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Prospección de Ponentes
Durante el mes propuesto, se debe acudir a la cartera de cuentas que el comité maneja para observar si de ellas, se puede conseguir un ponente de acuerdo al objetivo del evento propuesto en la agenda -
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Prospección de 5 venues
Parte importante de un evento es el venue donde se realizará. Escoger el venue indicado es fundamental, ya que le comenzará a dar cierto tono o perfil a tu evento. Es fundamental tener una lista amplia de opciones en caso de cualquier inconveniente, además de tener abiertas tus opciones según lo que se le acomode mejor a tu evento -
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Desarrollo de Agenda
Para poder cumplir a tiempo con el desarollo de la agenda, se debe:
1) Definir el objetivo y las intenciones del evento
2) Definir tareas a cumplir en el proceso
3) Jerarquizar dichas tareas
4) Comenzar a proponer horarios
5)Establecer los tiempos de cada objetivo y tarea a realizar
6) Calcular los tiempos
7) No adelantarse a los tiempos prestablecidos
8) En caso de ser necesario, delegar tareas
9) Seguir la agenda
10) Revisarla y actualizarla continuamente -
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Junta de Sinergia con FNZ
Todas las áreas de un evento deben estar en la misma sintonía para que todos caminen en la misma dirección. Ya que FINZ es el área que consigue los recursos económicos del evento, es necesario tener juntas periódicas con ellos. Las primeras juntas son fundamentales a modo de poder saber cuanto es el límite de posibilidades económicas del comité organizador y, así, poder llegar a un acuerdo con respecto al venue. -
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Junta de Sinergia con ER
Todas las áreas de un evento deben estar en la misma sintonía para que todos caminen en la misma dirección. Ya que ER es el área que consigue los ponentes y maneja las relaciones públicas del evento con los externos, es necesario tener juntas periódicas con ER. -
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Inspección 360 del Venue
Una vez que junto con FNZ y MKT se decidió cuál es el Venue más adecuado (acorde a tus posibilidades económicas y a lo que se adecúa de mejor manera al tono del evento), se prosigue a inspeccionar el lugar en vivo en su totalidad, a fin de tener en cuenta todas las facilidades y complicaciones que el lugar pueda tener -
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Diseño del Espacio
Una vez que se escogió el venue y se analizó en su totalidad, se comienza a diseñar el espacio que se usará el día del evento. Se hace uso de diseño de mapas de lugar para saber en donde se colocará cada cosa dicho día. -
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Junta de Sinergia con MKT
Todas las áreas de un evento deben estar en la misma sintonía. Ya que MKT es el área que publicita el evento y le va dando presencia al evento ante exteriores por medio de diferentes canales de comunicación, es necesario tener juntas periódicas con ER. A pesar de haberse colocado hasta el último, se debe tener juntas con ellos desde un inicio. La razón para colocarla después, es que es más fácil para MKT publicitar un evento una vez que se tiene lugar y ponentes que asistirán. -
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Estudio de los Asistentes
Con espacio y ponentes confirmados, se comienza a analizar quienes serán los potenciales invitados al evento, siempre teniendo en cuenta el perfil de tu evento a modo de que los invitados sean acordes a él. -
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Prospección de Servicio de Banquetes
Al ser un cóctel empresarial, es importante buscar el servicio de Banquete adecuado para el evento. Se debe tener el cuenta que la agencia de banquete que se llegase a contratar, tenga la capacidad de servir al total de número de invitados del evento, que brinden el mejor servicio posible y que los aliemntos que se vayan a dar, sean del agrado de la gente y que vayan acorde al evento. -
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BEYOND BUSINESS 2016